Акт об утере бсо – скачать образец. Что делать, если утрачены бухгалтерские документы Акт об утрате документов в организации

Акт об утрате документов в организации. Восстанавливаем утраченные документы. В каких случаях составляется акт об утере БСО

Акт об утере бсо - скачать образец. Что делать, если утрачены бухгалтерские документы Акт об утрате документов в организации

Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее.

Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом.

Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек.

Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых. Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек.

Состав комиссии

В состав комиссии должны входить руководящие лица организации, лицо, уполномоченное вести работу с трудовыми книжками и ответственное за надлежащее хранение кадровых документов. Необходимо также пригласить ответственных или заинтересованных лиц, чтобы численно комиссия насчитывала пять человек – это является общепринятым стандартом, хотя нигде не прописано нормативно.

В случае необходимости это могут быть и работники органов правопорядка, охраны или пожарного надзора. Результатом совместной работы членов комиссии будет являться акт об утере книги учета движения трудовых книжек.

Суть работы комиссии

Представленная комиссия должна провести расследование по факту утери журнала движения трудовых книжек на данном предприятии. В том числе, получить от сотрудника, ответственного за работу с ними в организации, объяснительную записку с указанием причин происшедшего.

Строгой формы для составления акта нет. Пишется он примерно таким образом: «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются фамилии), составили данный акт о том, что в связи с (указать причину) была утеряна книга учета движения трудовых книжек в организации (указать название)».

Результат работы

Результат проделанной комиссией работы оформляется в акт об утере книги движения трудовых книжек. На основании данного акта руководство организации издает приказ о создании нового журнала (книги) учета движения бланков взамен утраченного.

Действия по аналогии с массовой утратой трудовых книжек подразумевают и аналогичный результат – заведенный, взамен потерянного, новый журнал учета должен являться дубликатом предыдущего, о чем в правом верхнем углу должна свидетельствовать соответствующая надпись.

Ведь совершенно очевидно, что в одной организации не может быть двух журналов учета движения трудовых – один из них должен быть дубликатом.

Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений.

Ответственность виновных лиц

Полную ответственность за работу, связанную с ведением и хранением трудовых книжек в организации, несет лицо, назначенное на эту работу прямым приказом руководителя организации.

Соответственно, за нарушения, допущенные при работе с ними и сопутствующими документами, должностное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством. Человек может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности. Вместе с тем, в зависимости от обстоятельств, виновный может быть привлечен к гражданской, административной и даже уголовной ответственности.

Какая информация заносится в дубликат журнала учета?

Если с восстановлением информации утраченной трудовой книжки не возникает никаких вопросов – информация должна быть восстановлена в полном объеме, опираясь на справки и выписки с предыдущих мест работы, архивов и других мест, способных данную информацию предоставить, – то с новым журналом учета не все так однозначно.

Нормативные документы не оговаривают, необходимо ли восстановить информацию журнала полностью или ограничиться только сведениями текущего дня по сотрудникам, работающим в организации в данный момент. Действительно, в реальности невозможно восстановить журнал учета, который велся на протяжении десятилетий.

Но если журнал был заведен не очень давно и существует возможность его восстановить, имеет смысл приложить силы и время для этого. Ведь нормативно прописанные сроки хранения журнала учета трудовых составляют 75 лет.

Грамотное ведение журнала учета бланков

С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета. После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу.

Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано (столько-то) листов». Далее ставится подпись руководителя организации, так как только он имеет право заверить книгу учета, и печать отдела кадров или организации.

Книга готова к работе.

Нормативные документы не предъявляют каких-либо специальных требований к ведению журналов учета движения бланков трудовых книжек, но сложились определенные стандарты, придерживаться которых не обязательно, но желательно.

К ним относятся:

  • вести записи чернилами рекомендованного цвета}
  • не допускать в журнале пропущенных строк}
  • не использовать замазку-корректор}
  • не делать зачеркиваний}
  • исправления вносить так же, как и в трудовую книжку – путем признания записи недействительной и внесения новой записи с правильной информацией.

Когда журнал будет заполнен, на его обложке пишут дату завершения журнала и отправляют на хранение в архив.

В связи с тем, что журнал учета содержит конфиденциальную информацию, работать с ним может весьма ограниченный круг лиц. К нему относятся лицо, назначенное приказом ответственным за работу с трудовыми книжками и сопутствующей документации (обычно именно этот сотрудник и ведет журнал учета), главный бухгалтер и руководитель организации.

Вносить записи в журнал имеет право только ответственное за его ведение лицо, а в случае, если необходима подпись сотрудника, он может расписаться в журнале учета только в присутствии ответственного сотрудника.

:

Акт об утере БСО – образец скачать вы сможете на нашем портале – оформляется в целях обеспечения корректного учета бланков строгой отчетности, а также используется в области трудовых правоотношений. В чем заключается специфика его составления, узнайте из нашей статьи.

Источник: https://admeo.ru/akt-ob-utrate-dokumentov-v-organizacii-vosstanavlivaem/

Акт об утере бсо – скачать образец. Что делать, если утрачены бухгалтерские документы Восстанавливаем кассовые чеки

Акт об утере бсо - скачать образец. Что делать, если утрачены бухгалтерские документы Акт об утрате документов в организации

Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.

Основные особенности

Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример.

Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени.

Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.

Порядок действий при утере документов

Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:

  1. Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
  2. Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
  3. Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
  4. Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.

ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики.

Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.

Меры по восстановлению первичной документации

Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:

  • Проведение сверок с контрагентами.
  • Направление запросов на восстановление документов.
  • Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
  • Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
  • Приведение квитанций, чеков, реестров.

Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.

Получаем банковскую первичку

Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:

  • Наименование документа.
  • Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
  • Контактные данные заявителя.
  • Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
  • Номер расчетного счета компании.
  • Подпись генерального директора.

Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.

Восстанавливаем кассовые чеки

Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу.

Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека.

Выполняется она с помощью копировального оборудования.

Запрашиваем первичные документы у контрагентов

Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:

  • О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
  • Наименование документа.
  • Изложение обстоятельств.
  • Просьбу о предоставлении копий.
  • О заявителе, подпись гендиректора.

Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.

Восстанавливаем отчетность

Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная.

Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд.

В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.

Ответственность за утерю первички

Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:

  • Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
  • Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
  • Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.

УФНС по Пермскому краю

В любой организации важно наладить эффективную систему документооборота. Ведь на основании первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и признаются расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но даже при соблюдении всех требований по хранению документов они могут быть утрачены.

Правила хранения документов

Источник: https://himkiuch.ru/tszh/akt-ob-utere-bso---skachat-obrazec-chto-delat-esli-utracheny.html

Акт об утере бсо – скачать образец. Акт об утере бсо – скачать образец Акт об утрате архивных документов образец заполнения

Акт об утере бсо - скачать образец. Что делать, если утрачены бухгалтерские документы Акт об утрате документов в организации

Даже если в архиве все правильно организовано с точки зрения учета и хранения документов, неприятности всё равно случаются.

Единицы хранения могут пропасть в результате переезда, пожара или затопления помещения, где расположен архив. В таком случае приходится составлять акт об утрате документов.

Что делать, если потеряны (погублены, украдены) дела и как составит акт, рассказывается в статье.

Предположим, в деле «Приказы по основной деятельности» за 2014 год числится 8 томов. Внезапно обнаруживается – например, после переезда – что их всего 7. Найти пропавший том не удалось. Для фиксирования этой ситуации секретарь должен подготовить акт об утрате документов.

Если в электронном виде сохранились сами документы-«потеряшки», и все согласующие лица и подписант доступны (еще работают в компании), то том дела восстанавливается и никакого акта составлять вообще не нужно: оригиналы приказов создаются заново. Но это работает только с внутренними документами и только если доступны все, кто их подписывал.

Со всеми остальными – хорошо, если есть отсканированные копии оригиналов. Распечатываем их. Формируем папку, сшиваем её, оформляем новую дела. В заголовке пишем – «копии», в тоже оформляем отметку о копийности дела со ссылкой на акт об утрате. Нелишним будет вшить копию акта сюда же в дело. Половина работы сделана – том восстановлен из копий.

Акт об утрате документов

А теперь обратимся к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации за номером 526 от 31.03.2015). В нем находим приложение №6, оно и послужит нам примером оформления акта об утрате документов.

Обратите внимание, что приведенная нами форма пригодится вам во многих случаях, например:

  • если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива,
  • если на предприятии утеряны документы постоянного хранения,
  • если утеряны документы по личному составу – ОБЯЗАТЕЛЬНО составляем такой акт, и неважно, 5 лет хранится дело или 50.

Если архивное делопроизводство на вашем предприятии не ведется должным образом, то акт об утрате документов можно заметно упростить. В частности, убрать из документа строку с названием фонда, если не составляются описи – удалить графы таблицы 2 и 3.

Если нет экспертной комиссии, стереть отметку для визы согласования с ней. Организации, не являющиеся источниками комплектования госархивов, свободно могут убирать отметку о согласовании с ЭПК архивного учреждения.

Ликвидируется также отметка «о внесении изменений в учетные документы архива», если они не ведутся.

Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее.

Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом.

Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек.

Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых. Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек.

Акт утраты имущества (установление факта утраты имущества)

Акт утраты имущества
(установление факта утраты имущества)

Источник: https://www.newslifebologoe.ru/akt-ob-utere-bso---skachat-obrazec-akt-ob-utere-bso---skachat.html

Акт об утере бухгалтерских документов образец. Акт об утере бсо – скачать образец

Акт об утере бсо - скачать образец. Что делать, если утрачены бухгалтерские документы Акт об утрате документов в организации

» Служащим и северянам » Акт об утере бухгалтерских документов образец. Акт об утере бсо – скачать образец

Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.

Правник
Добавить комментарий