Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

К сожалению,в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. Вгосучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков,исполняются тщательнее.

В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вестикадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатомперсонала делают ошибки в таких документах.

Отчасти это связанно с тем, чтомногим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопросо том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, имнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно – да!Проблемы обычно возникают чуть позже – когда приближается время запланированныхотпусков.

Повод дляспора

Поводом кискусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначалекажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовитьлишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудовогокодекса РФ

Статья 123.Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времениначала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за двенедели до его начала.

Обратите внимание! Работниканеобходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственнаяинспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой иливнеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающиефакт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельновнимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только кежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать,попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц ииндивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственнойинспекции труда вашего региона. Для Москвы -http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

КАКУВЕДОМИТЬ?

Многиепредприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработалиопределенную форму. В документе желательно указать время начала и окончанияотпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать.Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровойслужбе, второй заберет себе работник.

Однако приэтом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков:законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листебумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощаетдокументооборот.

Так, чтобыне обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказоб отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, всоответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку вприказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требованиязакона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоитиметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегдамогут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним,что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных днядо его начала .Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвестиоплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четкопридерживается данной законодательной нормы.

На практикепредприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждаетсяв установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. Апотом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможностьвоспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадроваяслужба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявлениена отпуск.

Извлечение

из Трудовогокодекса РФ

Статья 124.Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Еслиработнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодногооплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этогоотпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменномузаявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другойсрок, согласованный с работником.

Такимобразом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службойне издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты.Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется позаявлению работника.

Чаще всегоработодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпускработникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений идепартаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы,в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» прииспользовании данной схемы.

А какнакажут?

Есликомпания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатитьработнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставкирефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждыйдень задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты подень фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указаннойденежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя .Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую суммукомпенсации, подлежащей выплате работникам.

Но этодалеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ обадминистративных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложениеадминистративного штрафа:

  • надолжностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • налиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образованияюридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановлениедеятельности на срок до 90 суток;
  • наюридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановлениедеятельности на срок до 90 суток.

И сотрудникигосударственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административногонаказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен,нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, тобудет применена иная норма – дисквалификация руководителя .

ПРИЕМЛЕМЫЕВАРИАНТЫ

Чтобыизбежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале ихотпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить вположениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска втечение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогдаработодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать вкомфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если ихпланы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, чтообъяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию отпроблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам неповезло».

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Пример уведомления об отпуске

Общество с ограниченной ответственностью «АстаСвет»

ОГРН 496876464684 ИНН 6569988989

юр. адрес: 238563, Россия, Кировская область, г. Нолинск,

пр-кт Коммунаров, 307а

Синициной Ирине Федоровне

ведущему специалисту

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

Источник: https://ovokras.ru/politicheskie-prava/gde-hranyatsya-uvedomleniya-ob-otpuske-nuzhno-li-oformlyat.html

Уведомление работника о начале очередного отпуска

Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

График отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым.

Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику.

Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха.

Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации.

В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику.

Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале.

Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

  • данные о работодателе;
  • данные о получателе, то есть работнике;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

  • дату начала отпуска;
  • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
  • дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

  1. на рабочем месте лично в руки;
  2. заказным письмом по средствам Почты России;
  3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление.

В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей.

В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Образец 2019 года

Уведомление о начале отпуска скачать образец

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Источник: https://alaws.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Уведомление о начале отпуска — образец

Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно.

Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале.

Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

Скачать ТК РФ

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Образец уведомление о начале отпуска

Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить.

В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия.

Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.

Скачать образец 

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника.

Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление.

В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе.

Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами.

В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (7 4,14 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska-obrazec/

Уведомление об отпуске по графику образец скачать

Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска.

Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков.

Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
  • Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

  • Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков — в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
  • Включением в содержание приказа на отпуск отметки об ознакомлении с датами отпуска — в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
  • Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
  • Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях — одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать в формате Word.

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление — Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

  • Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
  • Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
  • Общая длительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
  • Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по графику отпусков подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении заявления нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

  • Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
  • В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
  • В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и расчета отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

График отпусковОтпуск

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать Word.

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Как оформить уведомление об отпуске сотрудника

Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

Все сотрудники, которые трудоустроены в компании, имеют право на период отдыха. Время, когда каждый из них может воспользоваться своей привилегией, закреплено в специальном документе — графике отпусков, который составляется перед началом нового года. Если подходит время, указанное в графике, компания должна отправить этому работнику уведомление об отпуске.

Скачать образец уведомления об отпуске

Уведомление об отпуске скачать образец в формате Word.

Как составить уведомление об отпуске сотрудника?

Законодательство не определяет форму уведомления, если оно составляется в виде отдельного документа. Каждая компания может разработать его на фирменном бланке исходя из собственных предпочтений.

Уведомление может быть полностью быть набрано на компьютере, либо иметь вид печатного шаблона, в который от руки записываются необходимые сведения — Ф.И.О. работника, продолжительность и даты отпуска и т.д.

В верхней части документа указываются полное название фирмы, ее реквизиты. Чуть ниже записываются дата и номер составления.

После этого в правой части листа проставляются полные Ф.И.О. работника, которому направляется уведомление, и его должность.

Далее, посередине указывается наименование документа – «Уведомление», после чего записывается его порядковый номер. Под ним документ должен быть зарегистрирован в книге учета уведомлений.

Текст уведомления составляется в форме письма, и должен содержать обязательные сведения:

  • Ссылку на ТК о необходимости составления документа;
  • Информация о запланированных датах начала и завершения отпуска;
  • Продолжительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, согласно которому утвержден этот период отдыха;
  • Необходимость подписать один из бланков и вернуть сотруднику кадрового отдела.

  Отпуск с последующим увольнением – пошаговая инструкция

Уведомление об отпуске подписывает руководитель кадровой службы либо лицо, ответственное за кадровый учет в хозяйствующем субъекте. После чего необходимо оставить пустую графу, в которой работник сможет проставить личную подпись и дату ознакомления.

Источник: https://kadrypro.ru/otpusk/dokumenty-na-otpusk/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Правник
Добавить комментарий