Как запросить документы. Если вы пришли в архив…

Как запросить справку из архива. Если вы пришли в архив…

Как запросить документы. Если вы пришли в архив…

Когда возникает необходимость восстановить утраченные документы или восстановить утерянную информацию, встает вопрос, как сделать запрос в архив. Чтобы запросить нужные сведения, необходимо знать точную процедуру обращения в это заведение. Что это за процедура, в какой последовательности проводить действия, мы расскажем в этой статье.

Кратко об архивах

Как правило, архив – это государственное учреждение, которое предназначено для хранения данных в определенных условиях. При этом гарантируется безопасность содержания документов.

Задачи архива – не только хранить данные, но и предоставлять информацию по требованию государственных органов или частных лиц.

Архивы существовали с незапамятных времен.

Как только развитие цивилизации достигало определенного уровня, у него постепенно начиналось зарождение архивного дела. Сегодня известно, что архивы существовали не только в средневековой Европе, Древней Греции и Византии.

Историки располагают архивными документами Древнего Рима, Ассирийского государства, Египта, Вавилона. В разные времена архивы делились на центральные и региональные, сюзеренов и вассалов, церковные и даже отдельных семей.

Архивы наших дней

Сегодня архивы формируются по ведомственному и государственному принципу. То есть информация собирается в рамках определенного ведомства или по определенной территории.

Исходя из этого архивы принято делить на:

Общинные, частные, общественные; городские, муниципальные;

исторические, текущие, государственные, правительственные, федеральные.

Сделать запрос в архив может любой человек, организация, в том числе и органы власти. В последнем случае запрос в архив будет иметь служебный характер. Также могут сделать запрос в архив иностранные граждане из-за границы. В этом случае он называется консульским.

К слову, запрос в архив может быть сделан не только за личными данными, но и за историческими документами. Обычно такими документами интересуются историки, писатели, сценаристы, ученые. В последнем случае, если информация необходима для диссертации, кроме паспорта необходимо предоставить документ, который подтверждает тему работы и статус интересующегося.

Где и как сделать запрос в архив

Куда идти и как сделать запрос в архив, зависит от того, какого рода информация вам нужна. Например, если вам нужны личные сведения о гражданине, то можно обратиться в районный архив ЗАГСа. Но надо учитывать, что там данные хранятся не более 75 лет. По истечению этого срока они передаются в областной архив.

Для возобновления записи в трудовой книге надо подать запрос в архив в территориальный или Государственный военный, если речь идет о военнослужащем, или же Центральный военно-морской, если речь идет о моряке.

В любом случае поиски нужной информации всегда стоит начать с центрального городского архива места работы или пребывания человека.

Сегодня многие архивы предоставляют онлайн-услуги поиска данных.

Виды архивных запросов

Запрос в архив может быть одним из трех видов:

социально-правовой – консульский, служебный, частных лиц, направленный на получение информации для соблюдения интересов и прав организаций и лиц;
генеалогический – для установления родства, уточнения истории рода или семьи;
тематический – запрос в архив касательно определенного факта, события или темы.

Порядок обработки запросов закреплен Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с ним ответ на запрос в архив должен быть дан не позже 30 дней с момента обращения. В отдельных случаях срок может быть увеличен еще на 30 дней. Но в этом случае сотрудник архива обязан уведомить запрашиваемого в письменной форме о продлении срока.

Бывают случаи, когда обращаются с запросом не в тот архив. Тогда его сотрудники обязаны в течение пяти дней перенаправить запрос по нужному адресу. Об этом также уведомляют заявителя письменно.

Оформление запроса

Теперь перейдем к вопросу, как сделать запрос в архив. Чтобы получить интересуемую информацию, надо написать соответствующее заявление. Не существует строго установленной формы этого документа.

Но в некоторых заведениях предлагают образец запроса в архив к заполнению. Пишется он в свободной форме. Но при этом в заявлении обязательно должна содержаться определенная информация.

В шапке указывается:

Название архива и ФИО его руководителя; адрес и ФИО заявителя; его контактный телефон;

если запрос дает юридическое лицо, то исходящий номер заявления, реквизиты организации и адрес.

Затем посередке пишется слово «Заявление». После этого можно подробно написать запрос в архив. Здесь следует указать такую информацию:

Изложить информацию о том, что это за запрос, и указать время, когда нужно получить эту информацию; объяснить, почему и зачем нужна информация; электронный или почтовый адрес, по которому выслать ответ; дата запроса;

подпись заявителя и печать, если запрос оформляется юридическим лицом.

Как передать запрос

Мало правильно написать запрос в архив. Еще необходимо его правильно подать. Можно лично с паспортом и заявлением прийти в архив и сдать заявление. Или же отправить по почте заказным письмом. Сегодня также появилась возможность оформить запрос по Интернету. В этом случае вам обязаны на электронную почту прислать уведомление о получении запроса.

Что получить взамен

На запрос архив не выдает оригинал документа, а предоставляет справку специальной формы, в которой приведены все данные в соответствии с запросом. Также могут предоставить архивную выписку, в которой будет оказано содержание документа.

Можно получить и архивную копию документа.

Если информация не была найдена, заявителя уведомляют письмом и дают рекомендации по поиску информации.

В целом, вопрос, как сделать запрос в архив, решается просто – достаточно обратиться в нужный архив с заявлением.

В этой статье мы подробно поговорим о порядке подготовки ответов на запросы, которые выполняются в виде архивной справки.

Следует обратить особое внимание на одно правило, которое имеет очень большое значение. Все сведения, которые интересуют заявителя, можно предоставить лишь в том случае, если для них имеется документальное подтверждение в архивных подлинниках.

В архивной справке не должно быть никаких домыслов или предположений, даже если они кажутся логичными в контексте имеющихся в архиве компании документов.

Таким образом, следует твердо запомнить, что собственные комментарии и выводы в архивных справках категорически запрещаются.

Архивная справка , и у нее имеется своя установленная форма.

В текст справки обязательно следует включать данные о предмете запроса, а также указать архивные шифры (номер дела в соответствии с описью), номера листов в документах дела, которые послужили в качестве основания при составлении справки, вся эта информация обычно выноситься в конец текста. Необходимо понимать, что справка теряет юридический смысл, если в ней отсутствует ссылка на архивные документы и поисковые данные.

Основные правила составления архивной справки

Архивная справка должна содержать лишь ту информацию, которая имеет отношение к лицу, упомянутому в запросе. Если документ-основание содержит информацию и о других лицах (не упомянутых в запросе), то в справке ни в коем случае не должно быть никаких указаний на этих лиц.

В тексте справки должен быть соблюден хронологический принцип последовательности событий, именно в том порядке, в котором они излагаются в архивных документах. Никаких исправлений в тексте быть не должно.

Если структурные подразделения предприятия, само предприятие, а также те или иные должности когда-либо были переименованы, то в архивной справке не должны быть указаны их современные названия.

Таким образом, при создании архивной справки о работе того или иного лица в определенной организации все наименования должны быть перенесены из подлинных архивных документов в точном соответствии с тем, как они там обозначены в тот период времени, который необходим для формирования справки.

Если в течение того времени, которое указано в запросе, происходили какие-либо переименования, то все они должны найти отражение в справке. Это может быть сделано в произвольном виде, пример вы можете увидеть в образце архивной справки.

При подготовке архивной справки могут быть обнаружены те или иные расхождения со сведениями, которые указаны в запросе. Это могут быть, например, разные варианты написания имен при условии совпадения фамилии и прочих данных.

Также могут быть выявлены некоторые исправления, неразборчивый текст оригинала или какие-либо сокращения. В таких случаях в справке должны быть сделаны соответствующие примечания.

К примеру, в нужной точке текста ставятся скобки, в которых указывают отметку такого типа: «Так в подлиннике документа» или же аналогичный вариант (пример вы также можете увидеть во втором образце архивной справки).

Если в запросе речь идет о заработной плате, то следует отдельно указать сумму, которая начислялась каждый месяц. Информация переносится из документов архива таким же образом, как она отражалась в оригиналах, масштаб цен также берется из запрашиваемого периода времени. Если начисления отсутствуют в те или иные месяцы, то это также следует отметить в справке.

Во время формирования справки нет необходимости рассчитывать общую сумму за год, а также среднемесячный или среднегодовой доход, производить поправки на инфляцию и тому подобные расчеты. Фактически от составителя справки требуется лишь осуществить перенос данных из подлинника в современный документ.

Если документов о заработной плате нет в наличии, то справку можно составить на основе штатного расписания. С помощью таких данных есть возможность определить должностной оклад за конкретный период. При помощи изучения , а также есть возможность определения наличия других выплат за временной отрезок, который интересует заявителя.

При необходимости подготовки справки о награждении конкретного лица, следует убедиться, что она будет содержать следующую информацию: наименование документа, который послужил основанием для награждения (постановление, приказ, решение и др.), наименования награды, ФИО награжденного лица.

Справка должна быть подписана руководителем или уполномоченным в соответствии с установленным приказом или должностной инструкцией порядком. Данный документ также должен быть заверен печатью организации.

Архивная справка о трудовом стаже – первый образец

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Источник: https://samptrade.ru/platezhnye-porucheniya/kak-zaprosit-spravku-iz-arhiva-esli-vy-prishli-v-arhiv/

Если вы пришли в архив…. Организуем исполнение запросов в архиве

Как запросить документы. Если вы пришли в архив…

Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам.

Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно.

Или звоните по телефону:

Как правило, одна справка подтверждает стаж у одного работодателя, то есть, чтобы подтвердить весь стаж, имеющейся в трудовой книжке, нужно собрать несколько справок.

Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:

  • записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
  • записи не заверены печатью;
  • записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
  • записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
  • другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).

На фото представлена архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец)

В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.

Как оформляется заявление?

Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:

  • наименование организации, ИП или архива;
  • ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации, телефон для связи;
  • дата начала и окончания его трудовой занятости;
  • название документа – заявление;
  • прошение о выдаче архивной справки на имя сотрудника, работающего в определенный период в должности;
  • назначение документа – для предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа и размера отчислений;
  • дата составления заявления и подпись лично гражданина.

Образец документа должен содержать всю указанную информацию.

Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.

Образец заявления работодателю для получения архивной справки о трудовом стаже

Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера,приложение 3 .

Если организация утеряла документы о стаже, либо не сдала их в архив при ликвидации, то доказывать рабочий стаж придется через суд.

Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.

Где и как получить?

Справка выдается действующим предприятием или запрашивается вархивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.

Запрос может отправляться:

  1. Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
  2. На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
  3. Юридическим лицом касаемо сотрудника.

Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец)

Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.

При составлении заявления в архив или требования к суду следует правильно указать период, за который нужны сведения об отчислениях в Пенсионный фонд.

Когда должнысделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.

Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:

  • Работодатель должен выдать необходимый документ в течение трех дней после регистрации заявления гражданина;
  • У государственного архива на эту работу есть 30 дней.

Общая схема обработки запроса архивами РФ

На практике срок выдачи архивной справки составляет 10-30 дней с момента получения запроса.

Структура документа

Законодательством утвержденаархивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти вОсновных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.

В акте отражаются сведения:

  • полное и сокращенное наименование-организации или индивидуального предпринимателя, адрес нахождения (можно использовать официальный бланк компании, где есть все реквизиты);
  • ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации;
  • занимаемая должность;
  • период трудовой занятости;
  • размерзаработной платы с разбивкой по месяцам и годам;
  • объем отчислений в пенсионный фонд.

Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.

Образец архивной справки о трудовом стаже от работодателя

Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.

Срок действия архивной справки

Период действия документа в законодательстве не установлен. Для справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ.Статья 62 ТК РФ – обязывает работодателя выдавать работнику сведения, связанные с его трудовой деятельностью;

  • Основные Правила работы архивов организаций — регламентируют порядок выдачи, содержание и оформление архивных справок о стаже.
  • Одна из основных задач каждого архива – организацияиспользования документов, находящихся на архивном хранении. В практическойдеятельности довольно часто возникает необходимость составить справку наосновании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы поисполнению поступающих в архив запросов.

    Как правило, в архив организации поступают запросысоциально-правового характера.

    В частности, для урегулирования вопросовпенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии сдействующим законодательством у людей может возникнуть необходимостьподтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивнымдокументам.

    Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросыо подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастныхслучаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (вучебных заведениях).

    Архив организации обязан предоставить информацию бесплатнопо требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

    Получение запроса

    Для начала работы в архив должен поступить письменный запросот гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, таки направлен по почте.

    Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос наобщих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение иналожение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации наисполнение.

    Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всехнеобходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя,оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержитсянеобходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительноуказать соответствующие сведения.

    Если не представляется возможным подготовить запрашиваемуюинформацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам вархиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следуетписьменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, кудаследует обратиться для получения требующихся сведений.

    Так, личное дело государственного служащего при смене местаработы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результателиквидации организации документы были переданы на хранение в государственныйили муниципальный архив и др.

    Поиск архивных документов для исполнения запроса

    В зависимости от запрашиваемой информации исполнительопределяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всегоосновным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел поличному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когдаархивные описи дел дублируются в электронном виде.

    На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, ккоторым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отборнужных ему дел.

    В зависимости от принятого распределения обязанностей вкаждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела дляисполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию иликадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, ав архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) илиприступить к подготовке ответа самостоятельно.

    Для подготовки информации по запросам о стаже работы изаработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурныхподразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, ихпереименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копиютрудовой книжки.

    Поэтому при наличии множества таких изменений за период работычеловека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попроситьперечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копиютрудовой книжки).

    Более трудоемкий способ – изучение приказов по личномусоставу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работычеловека в конкретной организации.

    Если фамилия человека менялась (самый распространенныйпример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилиябыла в запрашиваемый период.

    Просмотр документов обычно начинают с последнего года работычеловека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросебыл указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу иувольнения).

    Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделатькопию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждениязаработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при ихотсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы идругих выплат.

    Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, вт.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография идр.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следуетпользоваться только официальными документами организации, в установленномпорядке подписанными руководством.

    Подготовка информации для запроса

    В результате исполнения запроса на основании изученияотобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительныйответ.

    При большом количестве запрашиваемых сведений из архива винструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документедопускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовкиответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней послерегистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не болеечем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

    Срок исполнения запросов с использованием тольконаучно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней смомента регистрации.

    Пересылка запросов по принадлежности в другие организацииили архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одноговедомства).

    Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердитьна основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ.Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки илиархивной копии.

    Архивная справка составляется на бланке организации поустановленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса,при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранениядокументов, на основании которых она составлена (в конце текста справки).Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридическойсилы.

    ПРИМЕР 1

    Архивнаясправка о стаже работы

    Источник: https://proektrt.ru/esli-vy-prishli-v-arhiv-organizuem-ispolnenie-zaprosov-v-arhive.html

    Исполнение запросов в организации архива

    Как запросить документы. Если вы пришли в архив…

    В каждом архиве организации необходимо организовать использование хранящихся документов.

    На практике очень часто требуется на основании архивных документов подготовить информацию – делается архивная справка, другой вариант – архивная выписка, еще один распространенный случай – изготовление архивной копии.

    Для передачи подготовленных документов заявителю можно составить сопроводительное письмо. На сайте приведены рекомендации по исполнению поступающих запросов в архив конкретной организации с образцами перечисленных документов.

    Как привило, в архив организации могут поступать запросы от оформляющих пенсию, для подтверждения какой-либо льготы, поэтому самые распространенные обращения касаются заработной платы, стажа работы, некогда произошедших на работе несчастных случаев, о полученных наградах, об образовании (последнее актуально в учебных заведениях).

    В архиве организации обязаны подготовить и бесплатно предоставить информацию по требованию тех организаций и граждан, которых она касается.

    Чтобы избежать неприятностей в дальнейшем (включая возможные судебные преследования), во время исполнения запроса скрупулезно соблюдаем правило: предоставлять архивные сведения только тем, кого они действительно касаются (например, подтвердить свой стаж), а не просто информация очень необходима (например, чтобы найти друга детства). Так что, при подготовке ответа помним о защите персональных данных – сейчас на этом особенно зациклены.

    Сначала получение запроса

    Первоначально требуется, чтобы в архив поступил письменный запрос от гражданина (обычно ранее работавшего здесь) или сторонней организации, при этом не имеет значение способ доставки. Сам запрос может быть направлен по почте, а может быть и доставлен лично.

    Обращение составляется в произвольной форме (необходимо только привести необходимый минимум сведений) или в организации уже может быть заранее заготовлен образец. В этом случае заявителю только следует переписать его, включив свои личные данные.

    Согласно принятому в организации порядку делопроизводства запрос проходит последовательно стадии документооборота – регистрацию документа, рассмотрение руководством и передачу его на исполнение в архив своей организации.

    Найти документы в архиве для исполнения запроса

    У обратившегося с запросом имеется необходимость подтвердить нужные ему сведения согласно имеющимся в архиве организации документам.

    Хочу сразу обратить внимание, что документы, составленные самим обращающимся за справкой, совершенно не могут служить основанием для ее подготовки.

    Имеется в виду, что нельзя использовать для подготовки ответа документы, написанные собственноручно заявителем в период его работы в этой организации. Это может быть, точнее не может быть автобиография, анкета и т.п.

    Для работы требуется использовать только официальные документы, в установленном порядке подписанные в свое время руководством организации.

    Архивные дела могут быть выданы в структурные подразделения для исполнения запроса. Например, в бухгалтерию или отдел кадров, при этом запрос поступит в это подразделение, а в архив организации направят заявку на выдачу нужного дела. В ином случае непосредственно сам работник архива может приступить к подготовке ответа. Все зависит от распределения обязанностей в вашей организации.

    Как бы то ни было, в зависимости от запрашиваемой информации первоначально определяют перечень документов в архиве, которые потребуются для работы. Как правило, основным справочным аппаратом в архиве используются описи дел постоянного хранения и по личному составу. Поиск нужных дел проводить быстро и удобно, когда описи дублируются в электронном виде.

    Таким образом, используя имеющиеся архивные описи, отмечают номера дел, которые потребуются для исполнения запроса, проводят их поиск и собственно отбор нужных дел. Проще говоря, на рабочем столе должны оказаться необходимые для исполнения запроса дела, которые нахватали с различных полок в архиве.

    Непосредственное исполнение запроса в архиве

    Для подготовки информации о трудовом стаже работы и заработной плате очень даже пригодятся сведения о наименованиях структурных подразделений, в которых работал человек (их переименование или переход из одного в другое на протяжении всего интересующего периода). И самый простейший способ получения этих сведений – заглянуть в трудовую книжку (на самом деле часто – в ее копию).

    Поэтому при наличии указанных изменений (переходов, переименований и т.п.) за интересующий период работы будет очень умно запросить данную информацию непосредственно у заявителя (попросить сделать копию трудовой или перечислить все изменения в запросе).

    Другой способ – приступить к изучению приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в данной организации.

    Чтобы не завысить период трудового стажа или сумму заработной платы следует учитывать вероятность наличия нескольких приказов о приеме и увольнении.

    Ибо ситуации и люди бывают разные, и данный человек мог несколько раз, проработав всего несколько дней (месяцев), увольняться, устраиваться на работу, опять уходить.

    Не забываем, что иногда фамилия обратившегося может быть другой в интересующий период, изменяться (чаще всего у женщин при вступлении в брак), поэтому надо поинтересоваться о фамилии на период запроса. Иначе так вообще можно не найти никакой нужной информации.

    Изучать документы предпочтительно начинать с последнего года работы заявителя в конкретной организации, поэтому следует уточнить наличия в запросе периода его работы. Все, что помнит человек о времени приема и увольнении с работы (год, месяц, лучше добиться от него даже указания конкретного числа).

    Чтобы оформить подтверждение трудового стажа часто достаточно подготовить копии нужных приказов по личному составу. Для подтверждения зарплаты первым делом изучают лицевые счета по заработной плате, если нет таковых, то обращаются к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы.

    Если требуют из архива подлинники личных документов

    Типичный пример – в личных делах студентов имеются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.). Позднее такие документы могут попросить выдать.

    Еще один пример запроса подлинников документов – своевременно невостребованные трудовые книжки (например, в связи со смертью). На самом деле речь может идти о различных видах личных документов, не полученным по каким-либо причинам в свое время их владельцами, и поэтому оказавшимся в архиве организации.

    С разрешения руководителя по запросу владельца или его родственника выдача из архива организации подлинников личных документов допускается. Требуется только предъявлять документ, удостоверяющий личность, доверенным лицам потребуется еще нотариально заверенная доверенность. Такие документы допускается также отправлять по запросу ценным письмом.

    О сроках подготовки ответа (на основании нормативных требований):

    • в любом случае после регистрации запроса срок ответа составляет не более 30 дней, он может быть продлен еще на 1-30 дней (заявителя в этом случае уведомляют);
    • в общем случае при подготовке информации с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) срок не превышает 15 дней с момента регистрации запроса;
    • если для исполнения запроса его необходимо переслать в иную организацию (т.е. при отсутствии требующихся архивных документов непосредственно в вашей организации), срок устанавливают не более 5 дней.

    В результате организации исполнения запроса в архиве на основании архивных документов будет составлен положительный или отрицательный ответ.

    Положительный ответ предполагает подготовку документа по определенной форме, который можно вручить (или отправить по почте) заявителю.

    На данном сайте вы найдете образец архивной справки, архивной выписки, а также узнаете, как сделать архивную копию. Подготовка перечисленных документов является распространенной формой ответа на запрос в архивы.

    Евгения Полоса

    К записи 18 комментариев

    Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/ispolnenie-zaprosov-v-arhivah.html

    Как сделать запрос в архив о родственниках? Запрос в архив – образец

    Как запросить документы. Если вы пришли в архив…

    Если вас интересует, как сделать запрос в архив о родственниках, то данная статья в этом поможет. Все запросы, поступающие от населения, можно разделить на три основных типа:

    1. Социально-правового характера (в виде различных справок – по трудовому стажу и пр.).

    2. Тематического характера (несущие информацию биографического плана о какой-либо конкретной личности).

    3. Генеалогического.

    Первые два вида мы рассматривать сейчас не будем. Остановимся на третьем – как сделать запрос в архив о родственниках.

    Вам помогут за деньги

    Существуют специализированные бюро фамильных исследований, где любой, желающий сэкономить время и избавиться от хлопот, может заказать генеалогическую информацию на платной основе. Работники подобных учреждений могут за плату (достаточно символическую) сформулировать грамотный текст заявления и предоставить точный адрес того архива, в которой вам предстоит обращаться.

    Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих “присутственных мест”. Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.

    Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия.

    Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей.

    Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).

    Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки.

    Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера “В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится”.

    А здесь – должны

    Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках – непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи.

    Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России.

    Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.

    Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить.

    Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица.

    То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.

    Кому доступен запрос в архивах личного дела родственника?

    Что это означает на практике? Если живы ваши родители, то не пытайтесь подавать запрос о родственниках через поколение (то есть бабушках и дедушках). Внукам такую информацию никто не обязан выдавать.

    Если ваша мать либо отец по любым причинам не в состоянии заняться процедурой поиска информации, их задача – нотариально оформить доверенность на право заниматься подобной деятельностью.

    Исполнителем при этом может быть любой человек – не обязательно родственник.

    И, тем не менее, конкретный алгоритм поисковых действий вы сможете уточнить лишь в момент возникновения индивидуальной ситуации. Он зависит не только от степени родства заявителя с объектом поиска, но и от юридической ситуации на текущий момент. Данные строгие правила придуманы не напрасно.

    Если вдуматься, всё вполне логично и справедливо.

    Вряд ли кто-то из вас обрадовался бы, обнаружив следующий факт: какие-то чужие люди совершенно свободно получают доступ к биографии и прочим важным нюансам жизни ваших родственников либо копаются в истории семьи, выискивая какой-либо компромат (зачастую с неблаговидной целью).

    Ближе к делу

    Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям.

    Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска.

    Куда обращаться – в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.

    Немаловажен и фактор времени – как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно “молодые” записи, относящиеся к актам гражданского состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.

    После революции..

    Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках – участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.

    В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.

    …и до нее

    Если ваш запрос касается фактов, относящихся к дореволюционному периоду, то их предстоит искать в метрических тетрадях церкви. Именно туда вносилась требуемая вам информация до того, как появились книги записи актов гражданского состояния. Данные тетради до 1917 года служили вполне официальными документами.

    Порядок действий в этом случае должен быть прямо противоположным. Начните запрос с областного архива того региона, где проживало интересующее вас лицо или происходили важные для вас события. Если нужных записей в их фондах не хранится, вас, скорее всего, перенаправят в орган ЗАГС.

    О чем следует помнить

    Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.

    Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой “не обнаружено”.

    Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.

    Что и как писать

    Давайте теперь перейдем к самой процедуре непосредственного оформления заявки. Образец запроса в архив не содержит ничего сложного. Текстовое сопровождение должно быть написано правильно.

    Подобные обращения в органы ЗАГС и учреждения-хранилища достаточно похожи по своей форме, поэтому мы не будем рассматривать здесь оба варианта.

    Итак, содержание запроса в архив о родственниках условно состоит из трёх текстовых блоков: адреса организации, куда обращение направлено, кратко изложенной сути ситуации и информации о заявителе. Каждую часть заполнять обязательно. Пропустив любую из них, вы однозначно не достигнете нужной цели.

    Перед тем как писать запрос в архив о предках, не поленитесь зайти на интернет-сайт учреждения либо позвоните по телефону и узнайте, оказывается ли подобная услуга как таковая.

    Если работа по поисковым обращениям граждан ведется, поинтересуйтесь способом, при помощи которого следует отправить ваше заявление.

    Где-то принимают подобные письма по электронной почте, где-то предпочитают иметь дело с традиционной бумажной корреспонденцией. Там же можно узнать, сколько стоит запрос в архив о родственниках.

    Если работа предстоит исключительно на физических носителях, то есть в виде письменных обращений и ответов на них, не забудьте вложить запасной конверт.

    Бюджетные организации часто не располагают собственными дополнительными средствами для рассылки. Согласитесь, очень обидно, если важный для вас запрос будет проигнорирован по столь банальной причине.

    Логично предположить, что чем меньше размеры архива, тем более скромный бюджет выделяется на любые дополнительные задачи.

    Обязательные данные

    Какие нюансы следует иметь в виду относительно содержания документа? Заявка направляется на имя директора архива. В левом верхнем углу прописывается адрес и наименование учреждения, там же для соблюдения визуального единства указываются и данные отправителя. Узнать конкретные фамилии и наименования вы точно так же можете на сайте учреждения.

    После обращения к должности директора госархива (указать, какого именно и где располагается) с фамилией, именем, отчеством вы вносите в бланк собственные ФИО и адрес фактического проживания, по которому планируете дожидаться корреспонденции.

    В число контактных данных следует обязательно внести либо телефон, либо электронный почтовый адрес (а лучше – и то, и другое).

    Разумеется, если вы проигнорируете данные требования, обращение будет считаться анонимным, и исполнения его ждать не приходится.

    О сестре таланта

    Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа.

    К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче.

    Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.

    Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов – дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи.

    Если данные будут указаны на уровне “примерно”, время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя.

    Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.

    Запрос в архив – образец

    Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: “Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество ) за **** год в селе (городе, деревне) N.

    В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду.

    В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить.”

    Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания.

    Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие “исследуйте мой род с точки зрения генеалогии” либо “интересуюсь родословной моей фамилии” крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей.

    Решить подобную глобальную задачу – крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.

    В заключение отметим

    В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!

    Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по электронной почте, документ должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит.

    Судьба повторного обращения – попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам.

    В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.

    На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.

    Источник: https://FB.ru/article/327585/kak-sdelat-zapros-v-arhiv-o-rodstvennikah-zapros-v-arhiv---obrazets

    Правник
    Добавить комментарий