Кто может создавать экспертную комиссию в организации. Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

Экспертная комиссия организации

Кто может создавать экспертную комиссию в организации. Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

  • В соответствии с Законом об архивном деле решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ, осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной…(Основы делопроизводства. Язык служебного документа)
  • Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе: — действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному…(Документационное обеспечение управления персоналом)
  • В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать • основные принципы комплектования документами государственных архивов Росси йской Федера1 щи; • основные принципы экспертизы ценности документов; уметь • применять полученные знания для оценки степени полноты…(МЕТОДИКА И ПРАКТИКА АРХИВОВЕДЕНИЯ)
  • Включение документов в состав АФ РФ производится по результатам экспертизы научной и практической ценности документов. Непосредственным результатом экспертизы становится отбор документов на государственное (постоянное) хранение и выделение для уничтожения документов, не подлежащих хранению…(МЕТОДИКА И ПРАКТИКА АРХИВОВЕДЕНИЯ)
  • Бурный рост объемов создаваемых в делопроизводстве документов и количества архивов как в центре, так и на местах грозил учреждениям прямой опасностью бумажного «потопа». Правительство предприняло ряд мер по разгрузке архивов от массива документов, причем зачастую без соблюдения самых элементарных научно-архивных…(ИСТОРИЯ АРХИВОВ РОССИИ С ДРЕВНЕЙШИХ ВРЕМЕН ДО НАЧАЛА XX ВЕКА)
  • В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать • основные принципы комплектования документами государственных архивов Российской Федерации; • основные принципы экспертизы ценности документов; уметь • применять полученные знания для оценки степени полноты и информативности…(АРХИВОВЕДЕНИЕ)
  • Включение документов в состав АФ РФ производится по результатам экспертизы научной и практической ценности документов. Непосредственным результатом экспертизы становится отбор документов на государственное (постоянное) хранение и выделение для уничтожения документов, не подлежащих хранению (с…(АРХИВОВЕДЕНИЕ)
  • В целях своевременного приема от структурных подразделений или других источников комплектования и хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, обеспечения их учета,…(ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ)
  • Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений совместно с ЭК под методическим руководством архива таможенного органа. При проведении экспертизы…(ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ)

Данная процедура заключается в изучении документов согласно установленным критериям их ценности для обозначения сроков хранения бумаг и сортировки, необходимой для их последующего включения в состав Архивного фонда РФ.

После истечения срока хранения документов производится их оценка и подготовка к дальнейшему хранению и использованию. Подобный комплекс мероприятий включает:

  • экспертизу ценности содержания бумаг для определения их возможного практического и научного использования;
  • формирование и подготовку дел для архивного хранения;
  • составление описей дел по личному составу, постоянного и временного сроков хранения;
  • передачу дел в архив компании;
  • утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для органов госструктур исполнительной власти законом установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть помещены в архив не позднее 3 лет и не ранее 1 года с момента начала их хранения и использования структурными подразделениями.

Помещение информации в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется согласно описям постоянного, временного хранения и по личному составу, которые подготавливают в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат утилизации в установленном порядке.

Понятие ценности документов не имеет единого определения. Данная характеристика зависит от многих факторов. В некоторых документах содержится информация, требующаяся для решения узкопрофильной задачи. Таким образом, после выполнения задачи бумага теряет свою ценность.

В других документах (например, деловой переписке) могут быть указаны данные, актуальные на протяжении длительного времени. Поэтому срок хранения бумаг подобного характера – 5 лет.

Однако большая часть документов сохраняет свою ценность и нужность на длительный (или постоянный) срок, причем может использоваться не только в практических, но и научных целях.

К их числу принадлежат бумаги, содержащие сведения о культурной, научной, политической жизни общества, работе государственных структур, деятельности чиновников и ученых и т.д. Подобные документы хранятся в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, основным критерием отбора документов для хранения является важность имеющийся в них информации.

Проведению экспертизы ценности предшествует отбор документов для постоянного и временного хранения, выборка дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и пометкой «До минования надобности» (подлежат хранению в структурных подразделениях) и выделение бумаг на уничтожение. Кроме того, для дел, отобранных для архива, определяют, в течение какого времени указанная в них информация будет актуальной и востребованной.

Экспертиза ценности включает несколько этапов. Первоначально выполняется оценка и отбор документов при передаче дел в архив после завершения цикла делопроизводства.

В государственных органах исполнительной власти экспертиза ценности дел постоянного и временного хранения производится ежегодно непосредственно специалистами-делопроизводителями совместно с экспертной комиссией под руководством архива. Экспертиза ценности производится на основе:

  • стандартных и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения – нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом в регионах;
  • действующего в области архивного дела законодательства;
  • номенклатуры дел.

Одним из ключевых критериев оценки ценности документа является значение содержащейся в нем информации, которая, в свою очередь, зависит от значимости события, явления или факта, отраженного в письменном виде, а также от полноты, уникальности и новизны информации.

Управленческие документы подразделяют на несколько групп:

  • освещающие основную деятельность организации и филиалов (имеют постоянный срок хранения);
  • необходимые для справки, уточнения, содержащие дополнительную информацию, оперативную и бухгалтерскую отчетность (срок хранения – от нескольких месяцев до нескольких лет);
  • данные по личному составу – хранятся либо постоянно, либо в течение нескольких десятилетий. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, личные карточки и дела, трудовые договора, лицевые счета работников должны храниться в течение 75 лет.

На хранение в архив передаются только оригиналы документов, оформленные и заверенные по всем установленным правилам. В исключительных случаях (например, при утере подлинника) в архив поступают тщательно заверенные копии. Кроме того, иногда копия прикладывается к оригиналу, если тот сохранился в плохом состоянии.

Экспертная комиссия

Определением ценности документов, их последующей передачей на постоянное хранение в архивы занимается специально собранная экспертная комиссия (ЭК).

В структурах исполнительной власти, крупных учреждениях и предприятиях также дополнительно создаются центральные экспертные комиссии, которые необходимы и организациям, имеющим подведомственную сеть. В таком случае ЦЭК контролирует работу ЭК в филиалах, а также оказывает всевозможную методическую помощь при проведении экспертиз.

И ЦЭК, и ЭК – совещательные органы, функционирующие в содействии с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивов, дающих указания организационно-методического характера. ЭПД выносит окончательное решение по вопросам ценности документов, контролирует сохранность ценной информации, поэтому ЭК работают в тесном контакте с ними.

Экспертная комиссия состоит из 3-5 опытных, отобранных руководителем, квалифицированных работников, хорошо знающих структуру, нюансы делопроизводства и состава документации данной организации. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председатель выбирается из числа руководства учреждения. В состав ЦЭК также входит представитель архивного органа.

Общий порядок работы ЭК определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.).

Индивидуальное положение об ЭК, разработанное на основе Примерного положения, утверждается директором организации. Документ состоит из разделов, текст которых разбит на пронумерованные арабскими цифрами буквы.

В Положении обозначают цель создания ЭК, порядок формирования состава комиссии, председателя и секретаря, статус совещательного органа при руководителе учреждения.

В Положение обязательно входит Перечень документов, регулирующих работу комиссии (законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения).

Основные функции экспертной комиссии:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов непосредственно во время делопроизводства, при составлении номенклатуры и в процессе формирования дел;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов перед их передачей в архив;
  • организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, экспертные комиссии выполняют следующие функции:

  1. ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;
  2. одобрение (утверждение):
  • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
  • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации (в том числе по личному составу);
  • подлежащих передаче на государственное хранение описей на дела, в соответствии с договором, заключенным с учреждением Государственной архивной службы. Такие описи, кроме того, утверждаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;
  • актов об утилизации документов;
  • изменение сроков хранения дел;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам документооборота в учреждении.
  • Кроме того, экспертные комиссии производят контроль за составлением дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов при передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

    Права членов экспертной комиссии закреплены в Положении.

    Согласно утвержденному плану работы ЭК, заседания проводятся по мере необходимости (1-2 раза в год). Решения принимаются путем ания (определение большинства). В ходе заседания ведется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Принятые решения обретают силу только после их одобрения руководителем.

    УТВЕРЖДЕНО

    приказом МБУ ДПО УМЦ

    от __________________ № ___________

    1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе ценности документов и отбора их для архивного хранения (далее – Положение) разработано на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службой России от 19.01.1995г. № 2.

    1.2.

    С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области (далее — Учреждение), включая управленческую, методическую и другую специальную документацию, а также уточнения или определения их сроков хранения и уничтожения создается постоянно действующая комиссия (далее — ЭК).

    1.3. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором Учреждения.

    1.4. ЭК назначается и утверждается приказом директора Учреждения и работает на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов.

    ЭК состоит из квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя структурного подразделения данного Учреждения.

    В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за непосредственное ведение делопроизводства в Учреждении.

    В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе работники архивного отдела Администрации городского округа Рошаль.

    Источник: https://iiotconf.ru/ekspertnaya-komissiya-organizatsii/

    Примерное положение об экспертной комиссии организации

    Кто может создавать экспертную комиссию в организации. Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

    Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
    Регистрационный № 51357. 

    1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

    2. Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

    3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

      Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

    4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

      В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

      Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

    5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст.

       4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

       19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
       

      II. Функции ЭК

    6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

      6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

      6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

      а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

      б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

      в) описей дел по личному составу;

      г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

      д) номенклатуры дел организации;

      е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

      ж) актов об утрате документов;

      з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

      и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

      к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

      6.3.

      Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

      6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

      6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

      6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
       

      III. Права ЭК

    7. ЭК имеет право:

      7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

      7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

      а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

      б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

      7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

      7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

      7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

      7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
       

      IV. Организация работы ЭК

    8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

    9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

    10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

    11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении поровну решение принимает председатель ЭК.

      Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

    12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

    Источник: http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-expert-comission.shtml

    Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

    Кто может создавать экспертную комиссию в организации. Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

    Такая работа проводится в организации на постоянной основе. Она заключается в рассмотрении документов для установления сроков их хранения. Грамотная экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов и в соответствии с нормативно-методическими требованиями:

    ЭтапыМой
    Процесс составления номенклатуры дел и формирования делЭтой теме посвящается целая статья в делопроизводстве. Правильная номенклатура дел должна быть в любой организации. При небольших размерах фирмы скапливается совсем небольшое количество документов. Это упрощает составление номенклатуры. В большом учреждении она особенно важна для рационализации работы
    Подготовка законченных делопроизводством документов к передаче в архив организацииНа эту тему есть отдельная статья
    Подготовка дел к отправке на государственное хранениеКогда организация – это источник комплектования государственного или муниципального архива (т.е. документы этой организации будут переданы туда на постоянное хранение). Обычно работники архивных организаций сотрудничают с такими учреждениями. Если вам не доводилось слышать об источниках комплектования, то наверняка вы не имеете к ним никакого отношения.

    Человеку, который несведущ в архивном деле, все вышеизложенное покажется довольно сложным заданием. На самом же деле с поставленной задачей не так сложно справиться, как кажется. Итак, обо всем по порядку.

    Здесь вы сможете найти список нормативно-методических документов, по которым организовывается работа.

    Экспертиза ценности документов может быть произведена в делопроизводстве самостоятельно или при участии специалистов, с которыми заключают соответствующий договор по оказанию услуг.

    Экспертная комиссия организации

    Независимо от варианта, который будет выбран для осуществления такой задачи как экспертиза ценности документов, в учреждении создается экспертная комиссия. Состав комиссии утверждают приказом директора.

    С примерами приказа о создании экспертной комиссии, приказа, который регламентирует изменение состава экспертной комиссии, можно более внимательно ознакомиться в специальном разделе «Образцы приказов» нашего сайта.

    Также обязательно разрабатывают положение об экспертной комиссии учреждения. В основу может быть принят приведенный образец положения (файл doc).

    В экспертную комиссию включается минимум 3 человека: ответственный за ведение архива – в обязательном порядке, а также для оптимальной работы – специалисты из разных направлений деятельности. В небольшой организации возможно ограничение до бухгалтера и секретаря. Обычно председателем экспертной комиссии назначают одного из заместителей руководителя.

    В любой компании заседания экспертной комиссии проводят с обязательным составлением протоколов и так часто, как это необходимо. Здесь можно посмотреть на пример протокола заседания экспертной комиссии. В него входят все главные вопросы, которые встречаются в деятельности фирмы: о рассмотрении описей дел из архива, актов об уничтожении документов, инструкции по ведению дел и их номенклатуры.

    Проведение экспертизы ценности документов

    Ежегодно в структурных подразделениях проводят отбор документов, которые хранятся постоянно и временно (> 10 лет) для того, чтобы передать их в архив фирмы, решают вопрос о необходимости хранении дел, имеющих временные сроки (< 10 лет) хранения, или об их уничтожении в связи с истекшими сроками хранения.

    При этом происходит использование номенклатуры дел фирмы за соответствующий год, типовых и ведомственных (если такие существуют) перечней документов с обязательным указанием их сроков хранения, а также другие нормативные документы, относящиеся к архивному делу.

    На практике это означает следующее. Например, в архиве фирмы происходит обработка документов, которые находились на постоянном хранении, по личному составу за 2013 год.

    После просмотра номенклатуры дел, намечаются интересующие дела, определяется их местонахождение в том или ином структурном подразделении. Затем происходит сбор из данных отделов и намеченных дел постоянного хранения по личному составу за 2013 год.

    После отбора в установленном порядке дела передаются в архив. Специалист в архиве проводит научно-техническую обработку данных дел, что происходит в соответствии с нормативными требованиями формирования и оформления дел.

    Оставшиеся документы за 2013 год остаются на полках до окончания сроков хранения или до потери практического значения. Параллельно в структурных подразделениях отбираются для уничтожения дела с истекшими сроками хранения.

    При отборе документов возможна переформировка дела. Такое необходимо, например, в результате неправильного формирования дел текущего делопроизводства. Это может быть помещение в дело документов с разными сроками хранения (постоянных и временных).

    Помимо этого, из дел постоянного хранения необходимо изъять черновики, дублетные копии, неоформленные, а также те документы, у которых есть отметка «ЭПК». Их также могли ошибочно отнести к категории дел постоянного срока хранения. К примеру, в перечне указан срок «3 года ЭПК».

    Частично документы такого дела могут иметь постоянный срок хранения как имеющие научно-историческое значение, другие же должны храниться в течение 3-х лет.

    Стоит обратить внимание, что организации, которые не передают свою документацию в государственные или муниципальные архивы, могут заменять «постоянный» срок хранения на «10 лет» в соответствии с типовым перечнем. Может быть выбран и больший срок. В том числе и такой вариант как «до ликвидации организации». То есть, подобные организации не должны иметь документы постоянного хранения.

    В таком случае разрешено частичное оформление дел. Не проводится пересистематизация и нумерация листов, дела не подшиваются в твердую обложку. Также необязателен лист-заверитель.

    Таким образом, разрешается хранить документы в папках, в которые помещены документы текущего делопроизводства, а также не производить дополнительные действия по оформлению дел. Но такие послабления не относятся к обработке дел по личному составу.

    Обычно срок их хранения составляет 75 лет, и обрабатываются они в установленном порядке.

    В соответствии с существующими требованиями отбор дел необходимо производить исключительно с полистным просмотром. На практике это требование может и не соблюдаться. Это очень трудоемко, да и не всегда оправдано.

    В особенности, если документы отобраны для уничтожения, и они не имеют никакого практического значения.

    Дела, которые необходимо подшить в твердую обложку для постоянного или долговременного хранения, отбирают строго с полистным просмотром.

    Результаты экспертизы ценности документов оформляются с составлением архивных описей дел и акта на уничтожение дел.

    Источник: https://delo-pro.ru/deloproizvodstvo/ekspertnaya-komissiya-organizacii-i-ekspertiza-cennosti-dokumentov.html

    Порядок формирования экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов

    Кто может создавать экспертную комиссию в организации. Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов
    Порядок формирования состава экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов, если в организации работают только 2 человека: ген. директор и гл.бухгалтер.

    Вопрос: Интересует уничтожение первичных документов.

    Экспертная комиссия которая будет осуществлять экспертизу ценности документов создается приказом руководителя и она должна иметь в составе не менее трех человек.Вот собственно и сам вопрос: В организации работаю только 2 человека. Это ген. директор и гл.бухгалтер. Как создать комиссию? Не обращаясь в компанию по утилизации документов(ибо платить за это очень не хочется).

    Или можно нанять сотрудника, например по договору подряда. Интересует и юридическая сторона тоже, может судебная практика была.

    Ответ: Вы можете создать экспертную комиссию из двух человек, или наймите сотрудника по договору подряда. Порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В этих правилах или иных нормативных актов состав экспертной комиссии для коммерческих организаций не утвержден.

    Требование о составе не менее трех человек экспертной комиссии установлено в пункте 2.2.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

    Данные правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

    Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

    Таким образом, коммерческие организации могут создавать экспертную комиссию из трех человек, но не обязаны. При этом в Правилах № 526 и в других актах нигде не сказано, что членами комиссии могут быть только сотрудники организации. Поэтому Вы можете включить в состав такой комиссии специалистов привлеченных по договорам подряда.

    Обоснование\

    Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526

    Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

    4.7. В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее – ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК).3

     Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов.

    4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.
    Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации – источника комплектования определяются

    Решение Росархива от 06.02.2002 №

    Основные правила работы архивов организаций

    Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.

    Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

    Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

    Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

    Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

    Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 “О государственной тайне” и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года № 1203 “Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне”.
    Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

    2.2.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию*, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

    * Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.

    В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

    В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
    Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

    Отвечает Александр Сорокин,

    заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

    «ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

    Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

    Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

    Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

    Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/214757-poryadok-formirovaniya-ekspertnoy-komissii-dlya-provedeniya-ekspertizy-tsennosti-dokumentov

    Правник
    Добавить комментарий