Оформление телефонограммы по госту образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

Как написать телефонограмму. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

Оформление телефонограммы по госту образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

» Права » Как написать телефонограмму. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

Передача-прием и оформление телефонограмм

Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.

Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.

Оформить телефонограмму можно на:

— общем бланке учреждения здравоохранения;— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);— трафаретном бланке (Дополнение 2);

— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:

Название учреждения здравоохранения;. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);. регистрационный индекс документа;. адресат;. текст документа;. подпись;

. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).

Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Дополнение 1

Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.

Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов.

Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами.

Например, фамилию Бездрабко передают так: «Борис, Елена, Зоя, Дмитрий, Роман, Анна, Борис, Ксения, Ольга».

Дополнение 2

Проведение совещания по вопросам внедрения новых репродуктивных технологий переносится на 14 июня 2011 года. Регистрация участников — с 10:00. Начало совещания — в 11:30.

Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев

Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:

Представиться и назвать номер своего служебного телефона;. назвать вид документа;. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;

. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.

О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.

Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.

Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

Особенности оформления и передачи факсограмм

Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала ” Медична практика: організаційні та правові аспекти “

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Телефонограмма

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например: Передал — секретарь И.О.Петрова Тел.

924 19 35 Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например: Принял. — Инспектор канцелярии С.О.Лобова Тел. 923 28 22 11 час. 10 мин.

Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

  • Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Телефонограмма (образец заполнения)

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.

В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги.

При приеме телефонограммы необходимо записать; — название фирмы и номер ее телефона; — текст телефонограммы; — должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; — дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором.

Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом).

Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля.

/ типовые документы / телефонограмма

Внимание

Источник: https://www.eaapa.ru/kak-napisat-telefonogrammu-trebovaniya-k-oformleniyu/

Как ответить на телефонограмму образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

Оформление телефонограммы по госту образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Ответ на факсограмму образец

Оформление телефонограммы по госту образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

Аксенов Исполнитель: Озорников А.И. (095) 923-18-23,298-82-84

  1. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
  2. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).
  3. В том случае, когда документ направляется в сторонние ор­ганизации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».
  4. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

«Факс без досылки» или «Факс с досылкой». Вопрос о юридической силе факсограммы в действующих нормативно-методических документах в полном объеме не решен.

Статья 160 Гражданского кодекса РФ устанавливает, что при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, если стороны, обменивающиеся факсами, соблюдают эти условия, то документ, переданный по сети факсимильной связи, может иметь юридическую силу.

В случае если адресату необходим подлинник письма в качестве подтверждения или доказательства, автор письма после отправки документа по факсу высылает подлинник письма по почте или иным образом, оставляя у себя заверенную копию документа.

Если деловое письмо имеет информационный характер, и для адресата письма не имеет значения, каким образом получена информация, автор письма может использовать отправку по факсу без последующей досылки адресату подлинника.

Узнайте к чему:  Что делать если работник пьяный

Редакц. вариант

Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использова­нием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

Не допускается волнистость или де­формация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, из­гибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу Факс-форма резервирования гостиницы Пожалуйста, распечатайте эту форму, заполните ее и отправьте факсом: 7 812 117-78-45. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, пожалуйста, пошлите повторный факс или позвоните по телефону 7 812 117-78-45.

Просклонять словосочетание согласно факсограмма по падежам

Электронными сообщениями (письмами) называются документы, предаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение получаемых и отправленных сообщений.

Вместе с тем в подза­конных актах и на практике существует ряд ограничений на ис­пользование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей.

В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-ориги­нала. Существуют определенные требования к документам, отправ­ляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и при­нимающей аппаратуры (телефакса).

Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная теле­факсная аппаратура передает листы формата А4.

Узнайте к чему:  Договор на коммунальные услуги нежилые помещения образец

Способ доставки сообщения получателю определяется отпра­вителем. Абонентская служба «Комфакс» — факсимильная служба с про­межуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг:

  • передача сообщений в заранее назначенное время;
  • многоадресная и циркулярная передача;
  • автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
  • получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
  • организация абонентских факсимильных почтовых ящи­ков;
  • уведомление о приеме для обработки и о доставке сообще­ния адресату;
  • повторная передача.

Создание абонентской службы «Комфакс» связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользова­ния.

Факсограммы выделяются в отдельную группу документов исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь (фототелеграфная связь) – электрический способ передачи графической информации – неподвижного изображения текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п., – осуществляется при помощи факсимильных аппаратов.

[122] Факсы могут передаваться по факсмодемной связи через персональный компьютер. Факсимильный терминал (телефакс) – техническое средство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи и прием – обратное преобразование.

Фамилия, имя, отчество: E-mail: Номер факса: Номер телефона: Адрес: Город/Страна: Фирма: Тип номера: Одноместный/Двухместный Дата приезда: Дата отъезда: Кол-во ночей: Кол-во взрослых: Кол-во детей: Дополнительная информация:

  1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие офи­циальные номера организации, устанавливаются в Службе доку­ментационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответ­ственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителя­ми.

Телефонограмма Телефонограмма – это информация, которая для скорости передается по телефону. Отправитель звонит адресату и диктует ему все, что хочет сообщить. Адресат записывает информацию и передает ее в работу.

Исходящая телефонограмма готовится в письменном виде, однако этот документ никуда не отправляется. После того, как информация будет передана, этот документ с соответствующими пометками отправится в архив на хранение.

Узнайте к чему:  Как определить численность работников

Входящую телефонограмму удобно писать на специальных бланках. Очень важно правильно записать сообщение, не перепутав дат, времени и прочих точных данных. Обязательно перечитайте свою запись отправителю, чтобы исключить ошибки!

После записи на бланк телефонограмма регистрируется и немедленно передается в работу. Факсограмма По целям и задачам факсограмма ничем не отличается от телефонограммы. Только отправляется она по факсу.

Источник: https://fileddl.info/otvet-faksogrammu-obrazets/

Пример телефонограммы образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений. Пример оформления характеристики

Оформление телефонограммы по госту образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

Телефонограмма (ТФГ) – запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».

Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· номера телефонов;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара» Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями.

В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму.

В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений – адресатов и номеров телефонов.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям, деления). (см. таблицу 1).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Как писать служебные письма

· Определитесь с целью письма.

· Укажите характер вашего письма.

· Краткость – залог получения ответа.

· Какого именно действия вы добиваетесь?

· Старайтесь выразить суть письма в тексте.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.

В данной работе представлена информация по теме:

«Телефонограмма», которая включает в себя понятие, реквизиты, а так же правила оформления, и конечно образец бланка исходящих телефонограмм. В конце работы указана литература. При сочетании использованных источников для написания текста, а так же этой курсовой возможно применение на подготовку к экзамену или составлению реферата.

ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой передают несложные тексты (приглашение на совещание, заседания). Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Реквизиты телефонограммы

Наименование ведомства;

Наименование учреждения;

Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

Номер телефона учреждения; передавшего телефонограмму;

Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

Индекс (номер);

Время передачи;

Правила оформления телефонограмм

1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

2. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.

4. Текст телефонограммы печатают через полтора интервала. На многих предприятиях, в учреждениях, организациях в настоящее время применяют специальные бланки, на которых записывают телефонограммы. Использование таких бланков позволяет оперативно доставлять телефонограмму адресату.

5. если в организации отсутствует типографский бланк для телефонограммы, то ее пишут на пишущей машинке на чистом листе бумаги.

Образец бланка исходящих телефонограмм

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Научно-технический прогресс в области информационной технологии предоставляет возможность передавать информацию в самых различных видах, коренным образом меняет технологию составления текстовых документов и способы ее хранения. Поэтому «офис будущего» представляет собой оснащенную сложнейшим электронно-вычислительным оборудованием «фабрику» по переработке информации в различных формах.

Не знание элементарных понятий и не умение использовать те факты, которые предоставляются и усовершенствуются с определенным периодом времени ведут к снижению и усугублению положения того или иного сотрудника предприятия (секретаря-референта), приводит к краху всей работы. Вот почему знания – это сила, которую нужно правильно приложить к делу с умением и талантом, и тогда всё получится.

телефонограмма текст бланк

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. – М.: Изд-во ДОСААФ, 1987.

2. Березин Б.И. Самоучитель машинописи. 5-е изд., испр. И доп. – М.: Легпромбытиздат, 1988.

3. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ: пособие. – 6-е изд., стереотип. – М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2001.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.курсовая работа , добавлен 22.12.2010Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.

Источник: https://www.trosnab.ru/primer-telefonogrammy-obrazec-trebovaniya-k-oformleniyu/

Как пишется телефонограмма образец. Какую информацию можно передать телефонограммой? Оформление служебных писем

Оформление телефонограммы по госту образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

» Оформление пенсии » Как пишется телефонограмма образец. Какую информацию можно передать телефонограммой? Оформление служебных писем

Передача-прием и оформление телефонограмм

Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.

Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.

Оформить телефонограмму можно на:

— общем бланке учреждения здравоохранения;— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);— трафаретном бланке (Дополнение 2);

— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:

Название учреждения здравоохранения;. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);. регистрационный индекс документа;. адресат;. текст документа;. подпись;

. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).

Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Дополнение 1

Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.

Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов.

Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами.

Например, фамилию Бездрабко передают так: «Борис, Елена, Зоя, Дмитрий, Роман, Анна, Борис, Ксения, Ольга».

Дополнение 2

Проведение совещания по вопросам внедрения новых репродуктивных технологий переносится на 14 июня 2011 года. Регистрация участников — с 10:00. Начало совещания — в 11:30.

Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев

Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:

Представиться и назвать номер своего служебного телефона;. назвать вид документа;. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;

. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.

О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.

Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.

Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

Особенности оформления и передачи факсограмм

Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала ” Медична практика: організаційні та правові аспекти “

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Как правильно написать телефонограмму образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

Оформление телефонограммы по госту образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Правник
Добавить комментарий