Схемы документооборота. Соединяем внутренний и внешний документооборот

Документооборот в организации

Схемы документооборота. Соединяем внутренний и внешний документооборот

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

  1. Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее.

    Это исключит дублирование и утерю документов.

  2. Внедрите электронный документооборот.

    Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

    10 причин внедрить электронный документооборот>>

  3. Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением.Схемы маршрутов документов смотрите ниже.
  4. Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

    Порядок регистрации документов>>

  5. Повысьте профессиональный уровень работников, отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

  6. Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Виды документопотоков

  • Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.Схема движения входящих документов внутри организации
  • Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.Схема движения исходящих документов внутри организации
  • Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-03T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://2.bp.blogspot.com/-YhJgsdEPysc/V-utoCKZPbI/AAAAAAAAD1U/rUVbrVrfI9ct0c3ituDoTevCj03mWSXIwCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25BE%25D0%25B1%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25BE%25D1%2582%2B%25D0%25B2%2B%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25B3%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B7%25D0%25B0%25D1%2586%25D0%25B8%25D0%25B8.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/10/documentooborot-v-organizacii.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Как упростить документооборот в организации? Как рассчитать объем документооборота? Схемы движения документов и советы для упрощения документооборота на docdelo.ru”,”word_count”:387,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/10/documentooborot-v-organizacii.html

Соединяем внутренний и внешний документооборот #внедрение #СЭД #ECMJ

Схемы документооборота. Соединяем внутренний и внешний документооборот

Внедрение электронного документооборота 10 января 2017 г. 11:44   0 комментариев Добавить в закладки

Мнения: Павел Воробьев, Александр Лымарь

Эксперт: Александр Валеев

Распространенная проблема – компания внедрила ЭДО, но трудозатраты на документооборот не только не сократились, но даже увеличились. Именно здесь возникает понимание, что процессы должны быть сквозными. Как это должно быть реализовано в проектах ЭДО, рассказывают наши эксперты.

Разбираемся в проблеме

Приведем пример. Электронные документы (ЭД), как и при бумажном документообороте, создаются в учетной системе на основе входящих счетов-фактур. В качестве основания продажи служат данные из справочника «Реализация товаров и услуг».

Если раньше достаточно было распечатать созданный документ, то теперь его нужно просто передать в сервис ЭДО. Таким образом, при совершении продажи возникает необходимость постоянно создавать и заполнять документы в учетной системе, а потом повторять то же самое в веб-клиенте оператора ЭДО.

Отказаться от своей учетной системы – не вариант, поскольку в ней ведется весь оперативный и бухгалтерский учет.

Александр Валеев,
Руководитель проектов Synerdocs

Счета-фактуры для обмена с контрагентами в электронном виде используются в формате .xml, то есть данные документы – структурированные. Работа с ними внутри организации в основном происходит в учётной или ERP-системе (например, 1С, SAP).

Для таких систем на рынке, как правило, предлагаются решения прямой интеграции между учетной системой и сервисом оператора ЭДО. В этом случае возможностей прямого интеграционного решения для СЭД часто бывает достаточно.

Документы сразу поступают в учетную систему, где на основании ЭД создаются карточки.

В этом процессе в зависимости от отрасли могут использоваться дополнительные информационные системы (далее – ИС). Обычно они обслуживают основные бизнес-процессы компании. Например, EDI в ритейле или биллинговые системы в энергосбытовых компаниях. Таким системам может быть достаточно данных из структурированных документов, а оригиналы ЭД с ЭП им будут не нужны.

Павел Воробьев,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Wildberries

Мы не могли взять электронный документ как есть и начать его внедрять. Нам потребовалась внутренняя маршрутизация электронных документов, а в этом случае прямой интеграции оказалось недостаточно.

Например, прежде чем занести входящий акт выполненных работ в учётную систему и оплатить по нему работы, необходимо согласовать его с двумя заинтересованными сотрудниками.

В этом случае потребовалось не просто интеграционное решение, а полноценное исследование и разработка методических правил.

Договоры, приложения, спецификации, отчёты агентов, письма и другие аналогичные документы для обмена с контрагентами в электронном виде, как правило, неструктурированные и используются в различных форматах.

Работа с этими документами обязательно связана с каким-либо бизнес-процессом компании и часто требует коллективной работы.

Это может быть маршрутизация документов внутри компании, организация доступа сотрудников к документам, хранение и другие задачи.

Разбираем решения

Александр Валеев,
Руководитель проектов Synerdocs

Если внутри компании необходимо организовать коллективную работу с документами, обмен которыми производится с контрагентами в электронном виде, есть два варианта решения: автоматизация или перестройка процесса.

Автоматизация подразумевает внедрение в компании дополнительного инструмента, например, ECM-системы, и использование её для маршрутизации ЭД внутри компании. Или с этой же целью можно интегрировать свою корпоративную ИС с сервисом оператора ЭДО.

Можно изменить и сам бизнес-процесс так, что по существу организовывать внутренний ЭДО не потребуется. Например, входящие документы сразу будут приходить ответственному сотруднику на подписание, и он же будет принимать решения по данным документам. Также можно скорректировать бизнес-процесс таким образом, что имеющихся в компании решений и настроек, возможностей ИС будет достаточно.

В целом выделяется несколько вариантов для интеграции процессов.

  1. Веб-сервисы ЭДО. Обычно они подходят для компаний с небольшим внешним трафиком документов, и их базовая возможность – это прием и отправка ЭД, а также работа с ЭП. Но уже сейчас ряд операторов предлагают в веб-клиентах простые функции внутреннего ЭДО: согласование документов и их элементарная маршрутизация, простые права доступа, расширенный поиск и т.п.
  2. Интеграция напрямую с учётной системой (ERP). Основными функциями таких интеграционных решений для внешнего ЭДО являются: обмен ЭД с сервисами операторов ЭДО, подготовка и обработка формализованных (по форматам ФНС) документов, работа с ЭП, поддержка регламентов обмена ЭД. Простые функции внутреннего ЭДО аналогично веб-клиентам операторов ЭДО могут быть представлены в данных интеграционных решениях, или сама учётная система может включать функциональность внутреннего ЭДО (но в реальности это используется редко).
  3. Интеграция с ECM-системой. В данных решениях есть вся необходимая функциональность для внешнего и внутреннего ЭДО, но работают в ECM-системах в основном с неструктурированными документами (в терминах операторов ЭДО это обычно неформализованные документы), а трафик ЭД во внешнем ЭДО в основном составляют формализованные документы (счета-фактуры и первичка по форматам ФНС). Для работы с формализованными документами ECM-системы также предлагают решения, например, бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учётный документооборот» от компании DIRECTUM.

Есть и другие варианты, но используются они гораздо реже. Также компания может самостоятельно разработать необходимое решение, используя API сервиса оператора ЭДО.

Александр Лымарь,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Nokian Tyres

Для организации работы с договорными документами внутри Nokian Tyres используется связка 1С-Oracle-DIRECTUM. До перехода на ЭДО вся коллективная работа с данными документами производилась на бумаге, но под управлением ECM-системы.

С дальнейшим развитием внутреннего электронного документооборота договорных документов задача автоматизации сводилась к интеграции корпоративной ИС с сервисом оператора ЭДО. То есть большую часть проблем со сквозными процессами в компании решили на этапе внедрения СЭД.

В заключение стоит отметить следующее: преимущества обмена электронными документами очевидны – это экономия на расходных материалах, почтовых и транспортных расходах и, что особенно важно, это ускорение согласования документов с контрагентами, гарантия доставки.

Использование связки ИС-ЭДО позволяет получить еще больше преимуществ в виде существенной экономии трудозатрат и снижения количества ошибок при обработке документов.

Поэтому при выборе оператора ЭДО важно учитывать не только размер абонентской базы, стоимость документооборота, но и то, какие возможности предлагает оператор для связки вашей учетной системы с ЭДО.

Особенно имеет смысл обращать внимание на готовые или типовые «связки» ЭДО и СЭД. Интересен и опыт самих разработчиков ECM-систем. Например, DIRECTUM последовательно развивает идею интеграции с Synerdocs, имеет смысл изучить этот опыт на конкретных проектах.

Цитаты

«Подключить к роумингу ваших контрагентов за 2 недели – не просто реально. Можно быстрее»

Иван Агапов

«Мы знаем, как работать с электронным актом, если он создается в биллинге, передается через ЭДО, а хранится в 1С»

Сергей Четвериков

«Когда контрагент узнает, что может отправить документ прямо из своей ECM-системы, подключение к ЭДО идет проще»

Гафур Нигматулин

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Soedinjaem-vnutrennijj-i-vneshnijj-dokumentooborot.aspx

➤ Документооборот в организации пример

Схемы документооборота. Соединяем внутренний и внешний документооборот

Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов.

Скачайте полезные документы:

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом. 

Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. 

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  • кадровый;
  • производственный;
  • административно-хозяйственный;
  • управленческий;
  • бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. 

  • Как организовать документооборот в кадровой службе

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  • эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  • оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  • управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  • управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. 

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. 

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

  1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов. 

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Посмотреть таблицу в журнале

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

  • входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
  • исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
  • внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

  • прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
  • обратную связь,
  • перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень. 

Схема потока документов в организации

Скачайте эту и другие схемы в журнале

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

  • централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
  • децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
  • смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016

Инструкция по делопроизводству: принципы организации документооборота

Скачать документ в начале статьи >>> 

Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.

Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов. 

Документооборот на предприятии: образец схемы для небольшой компании с централизованной формой движения документации

Скачать схему

В чем отличие электронного документооборота от бумажного

Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ. 

  1. Быстрый поиск и передача документов. То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть — сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
  2. Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации. Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
  3. Доступ к электронному документу можно легко разграничить. В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
  4. Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
  5. Существенная экономия средств компании. Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.
Итог:Организация документооборота — условие деятельности предприятия. Автоматизация обеспечивает гарантированное выполнение главных правил документооборота — оптимальность и непрерывность.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210898-organizatsiya-dokumentooborota-v-organizatsii-19-m4

Схема документооборота в организации

Схемы документооборота. Соединяем внутренний и внешний документооборот

Основная задача документооборота – документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому – ключевые параметры этого процесса.

Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения.

Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия.

Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными.

Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются.

В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления.

В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей.

Принципы рационального документооборота организации

Скорость движения – максимальная, маршрут – кратчайший, трудозатраты – минимальные, — создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии.

За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании:

Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.

Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.

Ни шагу назад. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость.

У каждого вида документа — свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения.

Документы одного типа двигаются единообразно.

Набор идентификационных признаков должен быть уникален для каждого элемента схемы, процесс регистрации – однократным.

Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения.

Резолюция директора должна содержать три компонента: исполнитель, суть распоряжения, срок.

Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:

  1. Прямоточность;
  2. Непрерывность;
  3. Ритмичность;
  4. Пропорциональность загрузки.

Справка

Процесс разработки и внедрения базовых принципов оборота деловых бумаг в отдельно взятой компании должен опираться на учет следующих факторов:

  • Особенности ее организационной структуры
  • Традиции принятия управленческих решений
  • Система делегирования полномочий.

Такой учет позволит остановить выбор на оптимальной форме организации оборота документов:

Централизованная

Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.

Децентрализованная

Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.

Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

Смешанная

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.

Пример схемы документооборота

Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

Справка

В данной схеме указываются:

  1. исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
  2. маршрут (т.е.

    порядок следования исполнителей);

  3. наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
  4. характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).

Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:

Рисунок 1. Схема документооборота предприятия

Виды документных потоков

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.

Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.

Вторая классификация

  • входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
  • исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
  • внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.

Этапы документооборота в организации

Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:

Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.

Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.

Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

График документооборота в ооо «Энергосервис»

Вводится в действие с 1 января 2012 года

Наименование документа:

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Оформление документа:

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузки товара.

Куда передает документ:

1-й экземпляр — покупателю (в момент отгрузки товара);

2-й экземпляр — в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Проверка и обработка документа:

Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения.

Передача документа в архив организации:

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года.

Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.

Для этого каждому исполнителю необходимо вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислены документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указаны сроки их представления и подразделение фирмы, в которое работник должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.

Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером (п.3 ст.9Закона о бухгалтерском учете).

График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

График документооборота лучше составить в виде схемы или таблицы, в которой необходимо указать ответственных за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.

Пример графика документооборота показан на следующей странице.

  • Бухгалтерский баланс АОБухгалтерская (финансовая) отчетность предприятий 39 149.84 млрд ₽ — АО ВТБ КАПИТАЛ 4 892.93 млрд…
  • Налоговое планированиеНалоговое планирование в организации Налоговое планирование может значительно повлиять на формирование финансовых результатов деятельности организации,…
  • Освобождение от НДСУведомление об использовании права на освобождение от НДСУведомление об использовании права на освобождение от НДС…

Источник: https://ecoafisha.ru/shema-dokumentooborota-v-organizatsii/

Документооборот в организации пример схема. Соединяем внутренний и внешний документооборот

Схемы документооборота. Соединяем внутренний и внешний документооборот

ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);

  • каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.

Организация документооборота в организации

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.
Верный пример схемы документооборота в организации:

  • К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.Документы внутри организации
  • После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

Внимание

Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов. Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

  • 1 Виды документопотоков
    • 1.1 Входящая документация
    • 1.2 Организация внутреннего документопотока
    • 1.3 Исходящая документация
  • 2 Быстрый расчет объема документооборота
  • 3 Упрощение оборота документации
    • 3.1 «Подводные камни» электронного документооборота
  • 4 Соблюдение правил движения документов

Виды документопотоков Документооборот Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Организация документооборота на примере конкретного предприятия (стр. 1 из 4)

Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело».ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». 1.2. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Важно

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Секретарь-референт

Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД. В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству: Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.

Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

  • основные положения, используемая терминология;
  • хранение и учет документации;
  • процедура комплектования;
  • как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
  • какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Начальный этап составления В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

  • главный бухгалтер;
  • руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором. Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

Документооборот в ооо пример схема

Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

  • порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке.
Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом.

Образец графика документооборота для учетной политики в 2018 году

По отношению к управленческому объекту: Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = SBX.

Исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Движение входящих документов Схема движения входящих документов Движение входящих документов показано на рис.
1, где цифрами и буквами обозначено: Рис. 1.

Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты. Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

  • базовые понятия;
  • какова его роль;
  • правовая база.

Базовые понятия В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.

Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

  • документооборот;
  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение;
  • исполнение;
  • таксировка;
  • котировка.

Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки.

Документооборот в организации пример схема

Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов: 1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка; 4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.

Правник
Добавить комментарий