Срок хранения путевых листов в организации. Как хранить бухгалтерские документы

Срок хранения путевых листов на предприятии

Срок хранения путевых листов в организации. Как хранить бухгалтерские документы

Путевые листы являются особо важным локальным документом, позволяющим штатным водителям предприятия получать в свое пользование определенное количество бюджетного топлива и транспортное средство предприятия для осуществления трудовых обязанностей. В ниже представленной статье будут рассмотрены нюансы, касающиеся составления и методики хранения путевых листов, установленные Законодательством РФ.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • какие существуют нюансы хранения путевых листов;
  • какие предусмотрены законодательством сроки хранения путевых листов;
  • нужно ли хранить испорченные путевые листы;
  • какие путевые листы имеют право храниться на предприятии.

Нюансы хранения путевых листов

Для путевых листов рекомендуется использовать отдельный регистрационный журнал, а для хранения — создать отдельный каталог. В зависимости от того, насколько предприятие крупное и какие услуги предоставляет, будет зависеть важность данного документа.

Если организация напрямую осуществляет транспортные услуги и предоставляет своим водителям исключительно рабочие автомобили, то путевые листы из простых локальных бумажек превращаются чуть ли не в основной трудовой документ, по которому можно провести учет затраченных бюджетных ресурсов.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Согласно законодательным актам, путевые листы могут располагаться вместе с другими товарно-транспортными документами или содержаться в отдельном виде, но до них должен быть легкий доступ ответственного лица, если подразумевается скорая проверка или требуется провести переучет использованных бюджетных средств.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

Сроки хранения путевых листов

В наши дни сроки хранения путевых листов указаны в двух нормативно-правовых государственных актах: приказ Министерства культуры РФ № 558 и приказ Минтранса РФ № 152. В данных документах указано, что путевые листы на предприятиях должны храниться в течение 5 лет с момента составления и использования, но, по личному предпочтению руководителя, данный срок может быть увеличен.

Правда, вопросов не возникает, если руководствоваться исключительно приказом Минтранса.

Постановление же Министерства культуры указывает, что путевые листы необходимо хранить в течение 5 лет при условии, что за этот период на предприятии пройдет ревизионная проверка.

Если же государственными органами проверка не осуществлялась, то даже по истечению 5-летнего срока данные документы отправлять на утилизацию нельзя.

Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки

Нужно ли хранить испорченные путевые листы?

Нередко случаются ситуации, когда водитель или любой другой сотрудник предприятия может умышленно или случайно повредить путевой лист во время осуществления трудовых обязанностей.

Но такие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать, аннулированные или пришедшие в негодность листы учета использованных ресурсов и транспорта должны храниться в отдельной папке до того момента, пока государственными органами не будет проведена соответствующая проверка.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Досрочное уничтожение испорченных путевых листов может проходить исключительно по письменному разрешению непосредственного директора предприятия, который соглашается взять на себя возможную ответственность за утилизацию пришедшей в негодность документации. Сама утилизация проводиться после составления акта на списание, подписанного членами проверяющей комиссии.

Закрепляем в трудовом договоре характер работы: разъездной, подвижной, в пути

Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?

В современном мире существует огромное количество компаний, так или иначе, нуждающихся в собственном или наемном транспорте. Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:

  • путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
  • путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
  • путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
  • путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
  • путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).

Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.

В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки

Допускается ли использование и хранение путевых листов, составленных по индивидуальной форме?

В принципе, Законодательством не запрещается составлять бланки учета и контроля за использованием частного имущества организации в произвольной форме.

Но порядки хранения и учета таких документов ничем не будут отличаться от правил, касающихся прочих видов документации.

Путевые документы должны содержать полное название организации, инициалы ответственного лица-водителя, поле для проставления даты и подписи сотрудника.

Существуют так же унифицированные виды путевых листков, которыми, чаще всего, пользуются транспортные организации, имеющие в своем распоряжении большой автомобильный парк.

Обязан ли работодатель формировать и хранить вторые экземпляры или копии расчетных листков в организации

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383592-qqq-16-m10-srok-hraneniya-putevyh-listov

Штраф за отсутствие путевого листа | Юридические Советы

Последнее обновление Август 2018

Путевой лист для множества автомобилей входит в число документов, подтверждающих легальность использования машины. Он выписывается не только если транспорт в собственности у организации, а также у предпринимателя (ИП).

Есть ситуации, когда путевка понадобиться на частные машины, например, личный автомобиль работника, на котором он отправился в служебную командировку. Так как за отсутствие путевого листа в 2018 году предусмотрена административная ответственность, то лучше знать случаи, когда нужно обзавестись этим документом.

Какое наказание

Административное законодательство предусматривает штраф за отсутствие путевого листа (часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ).

Сумма штрафа 500 руб. независимо кто виновник или простой гражданин, или ИП, или организация. Также не имеет значения на какую машину нет документа. Штраф за отсутствие путевого листа грузового автомобиля такой же, как в случае с автобусом или легковым автомобилем.

Других мер воздействия не предусмотрено. То есть сотрудник ГИБДД не вправе ни отстранить от управления, ни арестовать транспорт, ни прочие меры.

Дополнительная ответственность

В тоже время отсутствие путевого листа является поводом для составления документов о наличии еще нескольких нарушений.

  • Непрохождение медицинского осмотра перед выездом. Предрейсовый осмотр должен организовывать собственник (арендатор) транспорта. Чаще всего это работодатели водителя. Непроведение медосмотра вообще как такового наказывается штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).
  • Нарушение оформления результатов предрейсового медосмотра. Результаты медосмотра вносятся в путевой лист. При отсутствии медосмотра в путевом листе, как и при отсутствии самого документа (даже если осмотр фактически был) на организацию (ИП) возлагается штраф – 30 000 руб. А если осмотр должно организовать обычное физическое лицо, то сумма наказания – 3 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
  • Отсутствие контроля техсостояния транспорта. Коммерческие автомобили, перевозящие людей и груз, в обязательном порядке перед выпуском на смену подлежат техосмотру. Об успешном прохождении делается отметка в путевом листе. Если её нет, то осмотр не оформлен как следует. За что предусмотрен штраф юридическому лицу в сумме 30 000 руб., это для организаций и предпринимателей. Для граждан – 3000 руб. (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Таким образом, отсутствие путевого листа может привести к крупному суммарному штрафу.

Например, коммерческий грузовик доставлял продукты питания для гипермаркета. Проверяя документы у водителя, сотрудник ГИБДД выявил, что отсутствует путевой лист.

Транспортная организация обеспечила прохождение медосмотра и техсостояния, но не составила путевой лист и не выдала его водителю, а водитель выехал в рейс без документа. Штраф на организацию будет 60 000 руб. за неоформление осмотров (30 тыс. за медосмотр и 30 тыс.

за техосмотр), а водителю 500 руб. за управление автомобилем без путевого листа.

Штрафы для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей одинаковые. Однако организации в довесок налагаю санкции и на её должностных лиц (директор, начальник транспортного цеха и пр.). Эта сумма увеличивает сумму штрафов за отсутствие медосмотра и технического контроля по 5 тыс. руб.

Источник: http://f-52.ru/srok-hraneniya-putevyh-listov-na-predpriyatii/

Срок хранения путевых листов в организации

Срок хранения путевых листов в организации. Как хранить бухгалтерские документы

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из 2 частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Важно Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк. Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на срок до 1 месяца.

Если за это время транспортным средством будет пользоваться не один, а два водителя, то разрешается выдавать каждому из работников свою «путёвку». В таком случае по факту их возвращения в форму учета вписываются все поступившие бухгалтеру документы.

При заполнении реестра большая часть информации при этом будет одинаковой, но это не страшно.

Заполняем журнал учета путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям.

К обязательной информации относится:

  • сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
  • данные о водителе, его табельном номере;
  • гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

  • сам водитель;
  • тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
  • а также бухгалтер, получивший документ.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8.
Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.

Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Онлайн журнал для бухгалтера

Собственники автотранспортных предприятий часто задают вопрос про журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его и в каком виде. Собственники знают, что любое предприятие, на балансе которого находятся легковые или грузовые автомобили, обязано вести учет их передвижения.

О том, как организовать учет и в какой форме, мы расскажем ниже. Для чего нужен Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужны документы, подтверждающие затраты.

В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист. Вся информация, которая касается маршрута поездки, водителя, используемого транспортного средства, перевозки грузов или пассажиров, содержится в нем.
Информация о самом листе должна учитываться в специальном журнале.

Как осуществляется учет путевых листов

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

Внимание По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.

Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой.

При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале.

Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.
В июле 2018 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ. Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О.

(полностью) водителя и его табельный номер.

Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию. Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера.

Аналогичным образом отражаем остальные путевки. После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях).

Источник: https://avtoadvokat199.com/srok-hraneniya-putevyh-listov-v-organizatsii/

Сроки хранения документов в 2019 году таблица

Срок хранения путевых листов в организации. Как хранить бухгалтерские документы

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

При определении сроков хранения документов в 2019 году компания должна полагаться на действующее законодательство:

  • Налоговый кодекс РФ
  • Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
  • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).  

Сроки хранения документов в организации в 2019 году (таблица)

Документ и срок хранения
Бухгалтерский учет
  • первичная документация
  • регистры бухгалтерского учета
  • аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

  • инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

  • документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

  • квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет

  • годовая бухгалтерская отчетность

в течение всей своей деятельности

5 лет после отчетного года
Налоговый учет
  • книга покупок и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • книга продаж и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

  • документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

  • документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховые взносы5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ
  • квитанция о получении 4-ФСС

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Валютный контроль
  • документы по валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Кадровый учет
  • документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

не менее 10 лет 
5 лет
  • штатное расписание и изменения к нему

в течение всей деятельности компании

  • график отпусков работников

1 год после окончания его действия

  • личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)

до востребования

  • невостребованные — 50 лет
  • невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет

Программа Бухсофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2019 году

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону  № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил  такой же срок хранения документации  — 5 лет.

Как долго хранить кадровые документы

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.

Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.

Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать.

Сервис. Сроки хранения документов 

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января  года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого  имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

 Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за  ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

  • 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
  • 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
  • не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов  налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц.  В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ – от 2 000 до 3 000 рублей.

Источник: https://www.26-2.ru/art/352235-sroki-hraneniya-dokumentov

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

Срок хранения путевых листов в организации. Как хранить бухгалтерские документы

Бухгалтерия Срок хранения документов бухгалтерского учета — это минимальный период времени, в течение которого документы бухучета должны сохраняться в учреждении. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации.

9 апреля 2019 Евдокимова Наталья

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем вообще сохранять бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично.

При любой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Все штрафы перечислили в конце статьи.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по закону № 402-ФЗ нужно сохранять пять лет, а в перечне из Приказа № 558 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, но сохранять этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.

Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните документ не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

  1. Назначьте ответственного за сохранность документов и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
  2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Период сохранности документов бухучета необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухдокументов.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации:

Вид документаПериод храненияСсылка на нормативно-правовой акт
Регистры бухгалтерского учета, журналы учетаНе менее 5 лет.Ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
книгаНе менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела.Ст. 361 Перечня Минкультуры.
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучетаНе менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов).Ч. 2 ст. 29 закона 402-ФЗ.
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по нейГодовая хранится постоянно.Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно.Ст. 351 и ст. 408 Перечня.
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки, прочее)Не менее 5 лет при условии проведения ревизии.Ст. 362, ст. 459 Перечня.
Путевые листы и журналы учета путевых листов5 лет.Ст. 842 и 844 Перечня.
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и прочее)Не меньше 5 л.Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 л.Ст. 412 и 415 Перечня.
Инвентаризационные описиПостоянно.В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 л.Ст. 427 Перечня.
Документация по учету объектов основных средствПостоянно.Ст. 429 Перечня.
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контрактыНе меньше 5 л.В отношении гос. и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно.Ст. 272, 436, 440, 456 Перечня.

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, должен каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики обязаны и предоставлять отчетность. К тому же налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухучета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице.

Вид документацииСрок храненияОснование
Регистры налогового учетаНе меньше 5 л.Ст. 23 и 24 НК РФ.Ст. 392 Перечня.
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Счета-фактурыНе менее 4 л.Ст. 368 Перечня.
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)Постоянно либо до полной ликвидации учреждения.Ст. 346.18 НК РФ.
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносовНе меньше 6 л.Ст. 23 НК РФ.
Расчетные ведомости по отчислению взносовГодовые хранят постоянно. Квартальные — не менее 5 л. При отсутствии годовой отчетности квартальные сохраняют постоянно.Ст. 390 Перечня Минкультуры.
Расчет по форме 4-ФССНе менее 5 л.П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС № 19 от 12.02.2010.

Скачать

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.

Если нарушить порядок уничтожения документов учреждения, можно получить административное наказание. Например, некоторые сведения могут содержать персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

  1. Создайте специальную экспертную комиссию, которая будет уполномочена проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии, а также специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
  2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
  3. Назначьте дату проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какие документы были включены в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
  4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документов бухучета или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

  • наименование и реквизиты экономического субъекта;
  • дата и место составления;
  • номер в хронологическом порядке;
  • наименование документа;
  • состав комиссии;
  • предмет рассмотрения;
  • перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
  • заключение;
  • подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

https://www.youtube.com/watch?v=X_lbD5LaEL4

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии могут выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

  • 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
  • 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/skolko-byudzhetnoy-organizatsii-khranit-bukhgalterskie-dokumenty

Сколько лет хранятся путевые листы в организации. Сроки хранения документов. О сроках хранения документов

Срок хранения путевых листов в организации. Как хранить бухгалтерские документы

Путевой лист – документ для учета работы водителя, пробега и маршрута автомобиля. Путевой лист нужен, чтобы обосновать (бензин, газ, моторное масло и т. п.) в налоговом учете и рассчитать зарплату водителю.

Какие бланки путевых листов использовать

Организация или индивидуальный предприниматель вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, которые утверждены Госкомстатом или отраслевыми ведомствами. Используемые формы закрепите в учетной политике.

По-новому заполняйте путевые листы

Минтранс требует оформлять отдельный путевой лист на каждый рейс. По каким путевым листам теперь налоговики разрешат списывать расходы, разобралась редакция . Безопасные варианты оформления смотрите на .

Как оформить путевой лист для нескольких водителей

Если транспортное средство посменно используют два водителя и больше, путевой лист оформляют на каждого водителя. При этом время выезда и показания одометра на этот момент указывают в путевом листе водителя, который первым выехал в рейс. А время заезда и показания одометра — в путевом листе водителя, который вернулся на место стоянки. Как заполнять маршрут путевого листа >>

Образцы путевых листов можно скачать в Системе Главбух .

Как регистрировать путевые листы

Организации и ИП, которые занимаются перевозками, регистрируют путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Этот журнал учета движения иногда также называют реестром путевых листов.

Как хранить путевые листы

Хранить водителей надо в течение пяти лет. Если компания или ИП потеряют документы, налоговики выпишут штраф как за грубое нарушение правил учета в сумме 10 000 руб.

Штрафы за ошибки

Кроме того, водителя при перевозке пассажиров или груза без путевого листа могут оштрафовать на 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Штраф проверяющие выпишут не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Например, если в бланке путевого листа нет отметки о медосмотре, штраф для компании составит 30 000 руб., а для ее должностного лица – 5000 руб. (ст. 12.31.1 КоАП РФ).Посмотрите, как заполнять путевой лист , чтобы избежать штрафов и учесть ГСМ в расходах.

Статьи по теме «Путевой лист»:

Вступил в силу приказ Минтранса № 467 от 21.12.2018. С 1 марта выдавайте путевые листы на сокращенные сроки, по-другому заверяйте подписи и фиксируйте данные одометра. Если будете работать по-старому, не сможете списать в расходы ГСМ. 18671

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Как хранить бухгалтерские документы. Какие бухгалтерские документы хранить обязательно – читайте в статье.

Вопрос: Путевые листы на автомобили должны храниться в бухгалтерии или у механика.

Ответ: Коммерческие организации самостоятельно определяют где хранить бухгалтерские документы. Законодательством не закреплено где именно нужно хранить путевые листы. Вместе с этим для обеспечения контроля за сохранностью путевых листов, их целесообразно хранить в бухгалтерии.

Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена НК. Поэтому, первичные бухгалтерские документы (в том числе путевые) лучше хранить в бухгалтерии.

Обоснование

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).

Как хранить бухгалтерские документы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно ().

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые хранить обязательно ( , ). В частности, это первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Источник: https://www.auturs.ru/the-registration-and-deregistration/skolko-let-hranyatsya-putevye-listy-v-organizacii-sroki.html

Правник
Добавить комментарий